Nomor Surat dan Pejabat Cetak

Dua halaman di menu Setting menentukan siapa yang menandatangani dokumen dan bagaimana surat resmi dinomori: Pejabat Cetak dan Penomoran Surat. Atur keduanya sebelum dokumen pertama dicetak atau diterbitkan, misalnya KRS, Surat Keterangan Aktif Kuliah, atau SK Mengajar.

Halaman Pejabat Cetak: Filter Program Studi, form Pejabat, lalu Daftar Dokumen berpita kelompok dengan tautan Rincian di setiap dokumen.

Memilih program studi

Buka Setting > Pejabat Cetak, lalu pilih Program Studi pada Filter. Pejabat diatur per program studi, jadi form dan daftar di bawahnya selalu milik program studi yang terpilih.

Select Program Studi terbuka: PILIH, lalu program studi dikelompokkan per fakultas.

Pilihannya dikelompokkan per fakultas dan hanya memuat program studi dalam cakupan akun Anda. Akun program studi mengisi pejabat program studinya sendiri.

Membaca daftar dokumen

Daftar Dokumen memuat semua dokumen yang mencetak tanda tangan, dikelompokkan per modul seperti PERWALIAN dan STATUS SEMESTER. Key dokumen tampil kecil di bawah namanya. Bab lain menyebut key ini, misalnya "dokumen dengan key KSM".

Daftar Dokumen dengan kolom DOKUMEN, JABATAN, PEJABAT · NIK, KEADAAN berlencana Aktif, belum diisi, aktif kosong, Nonaktif, dan belum ada, serta pita TIDAK DIBACA KODE.

KEADAAN menyebut apa yang tercetak. Aktif berarti pejabatnya tercetak. belum ada dan belum diisi berarti cetakan memakai bawaan dokumen itu. Nonaktif berarti barisnya terisi tetapi tidak dipakai, sedangkan aktif kosong mencetak penanda tangan kosong.

Dokumen berakhiran (kiri) adalah penanda tangan kedua di sisi kiri cetakan, misalnya kolom Mengetahui. Pita TIDAK DIBACA KODE memuat key lama yang tidak dipakai cetakan mana pun. Barisnya hanya bisa dihapus, dengan alasan yang tercatat di riwayat.

Mengisi pejabat satu dokumen

Klik Rincian pada dokumennya. Form Pejabat di atas daftar terisi, dan kolom Dokumen menyebut dokumen beserta program studinya.

Form Pejabat untuk Kartu Studi Mahasiswa: Jabatan, Jabatan (Inggris), Nama pejabat, NIK / NIP, sakelar Aktif, lalu Simpan Perubahan dan Kosongkan Form.

Isi Jabatan dan Nama pejabat, nyalakan Aktif, lalu klik Simpan Perubahan. Jabatan (Inggris) dipakai ijazah dan transkrip, dan NIK / NIP yang kosong tidak dicetak. Kembali ke Daftar Dokumen membawa Anda ke baris tadi, dan Riwayat menampilkan 30 perubahan terakhir program studi ini.

Pejabat dibaca saat dokumen dicetak, jadi cetakan berikutnya langsung memakai nama yang baru. RPS berbeda: nama ketua program studi dibekukan saat RPS disahkan, jadi RPS lama tetap tercetak dengan nama yang mengesahkannya (RPS).

Catatan

Cetakan hanya membaca baris aktif. Baris aktif wajib berjabatan dan bernama, karena baris aktif yang kosong mencetak penanda tangan kosong.

Mengisi banyak dokumen sekaligus

Centang dokumen yang ditandatangani pejabat yang sama, lalu klik chip Isi yang dicentang pada baris Pilih semua. Labelnya menyebut jumlahnya, misalnya Isi 3 dicentang.

Tiga dokumen Kehadiran dicentang, chip Isi 3 dicentang menyala, dan kolom Dokumen di form Pejabat menyebut ketiganya.

Form Pejabat dikosongkan, dan kolom Dokumen menyebut semua yang dicentang. Isi sekali, lalu klik Simpan Perubahan; isian yang sama ditulis ke semua dokumen itu. Kotak di depan Pilih semua mencentang seluruh daftar.

Menyalin dari program studi lain

Program studi baru bisa menyalin pejabat dari program studi yang sudah lengkap. Pilih program studi tujuan di Filter, pilih sumbernya di Salin semua pejabat dari, lalu klik Pratinjau salin.

Popover Salin pejabat: jumlah dokumen berubah, sudah sama, dan kosong di sumber, tabel Dokumen dan Perubahan, lalu tombol Salin 2 dokumen.

Pratinjau menyebut berapa dokumen berubah, sudah sama, dan kosong di sumber, beserta rincian perubahannya. Klik tombol Salin di bawahnya untuk menjalankan. Dokumen yang kosong di sumber dilewati, jadi isi tujuan tidak ikut terhapus.

Daftar dokumen bernomor

Buka Setting > Penomoran Surat. Daftarnya memuat semua dokumen bernomor untuk semua program studi sekaligus, dikelompokkan per jenis.

Grid DOKUMEN BERNOMOR berpita SURAT KETERANGAN, SK, dan RUJUKAN SK RPL dengan kolom PENOMORAN, FORMAT, AKTIF, CONTOH, dan tautan Rincian.

FORMAT menampilkan pola bila semua program studi aktif memakai pola yang sama, dan beragam bila berbeda. AKTIF menyebut berapa program studi yang barisnya aktif, dan CONTOH menunjukkan hasil polanya. Lencana beda per prodi berarti program studi memakai penomoran berbeda; simpan penomorannya sekali di Rincian untuk menyeragamkannya.

Memilih Penomoran

Klik Rincian pada dokumen. Rincian Dokumen terbuka di bawah daftar, dan kolom Dokumen menyebut nama serta key dokumennya.

Rincian Dokumen SK Mengajar dengan Penomoran (semua program studi) Per Prodi, chip Simpan Penomoran, dan dialog konfirmasi untuk semua program studi.

Penomoran (semua program studi) menentukan deret nomor urut. Pilih nilainya, klik Simpan Penomoran, lalu Lanjutkan pada konfirmasi. Penomoran selalu sama untuk semua program studi, jadi hanya admin (akun tanpa batas program studi) yang bisa mengubahnya.

Penomoran	Deret nomor urut
Institusi	satu deret untuk semua program studi, dihitung per jenis surat
Per Prodi	deret sendiri per program studi; format tiap program studi wajib berbeda
Buku Surat Bersama	melanjutkan satu buku surat keluar bersama jenis surat lain
Manual	sistem tidak memberi nomor; nomor diketik dari buku surat kampus

Nomor yang sudah terbit tidak berubah. Pada semua pilihan, nomor kembar tetap ditolak, termasuk nomor yang sudah dipakai jenis surat lain. Surat Keterangan Lulus tidak mengenal Per Prodi.

Menulis format dengan token

Ketik pola di Format untuk semua program studi, atau klik chip di Sisipkan untuk menaruh token di posisi kursor. Contoh di sebelahnya langsung menunjukkan hasilnya.

Format untuk semua program studi berisi [NO_URUT]/SKet/[BULAN_X]/[TAHUN], chip Sisipkan dengan Contoh, sakelar Aktif, dan Popover Terapkan ke semua program studi.

Token yang dikenal: [NO_URUT] (nomor urut), [BULAN] (bulan angka), [BULAN_X] (bulan Romawi), dan [TAHUN]. Selebihnya ditulis apa adanya, jadi [NO_URUT]/SKet/[BULAN_X]/[TAHUN] menjadi 0012/SKet/X/2026. [NO_URUT] wajib ada tepat satu kali; format kosong hanya boleh pada penomoran Manual.

Klik Pratinjau terapkan ke semua program studi untuk melihat program studi yang berubah, sudah sama, atau ditahan, lalu klik Terapkan ke N program studi. Pada penomoran Per Prodi, format bersama ditahan karena tiap program studi wajib berformat beda; isi formatnya per program studi.

Format per program studi

Grid PROGRAM STUDI di bawah Rincian Dokumen memuat satu baris per program studi, berpita fakultas. Ketik format di sel FORMAT / NOMOR SK; isinya tersimpan sendiri saat pindah sel, dan CONTOH / TANGGAL ikut berubah.

Grid PROGRAM STUDI dengan sel FORMAT / NOMOR SK, sakelar AKTIF, CONTOH / TANGGAL, KEADAAN Aktif, sama dengan prodi lain, dan belum ada, lalu pita BARIS LAMA, TIDAK DIBACA.

Sakelar AKTIF juga langsung tersimpan. Dokumen tanpa baris aktif dicetak tanpa nomor, atau dengan garis isian bila penomorannya Manual. Akun program studi mengisi format program studinya sendiri di grid ini.

Pita BARIS LAMA, TIDAK DIBACA memuat baris per tahun akademik / semester dan kode yang tidak dipakai cetakan mana pun. Hapus satu per satu dengan Hapus, atau sekaligus dengan Hapus semua baris lama; keduanya meminta alasan.

Rujukan SK RPL

Dokumen di pita RUJUKAN SK RPL bukan pola nomor. Isinya nomor dan tanggal SK kampus yang dikutip di bagian "Mengingat" SK Hasil Rekognisi.

Rincian Dokumen SK Pedoman RPL: Nomor SK untuk semua program studi, Tanggal SK, Aktif, lalu grid PROGRAM STUDI berisi nomor dan tanggal SK.

Isi Nomor SK untuk semua program studi dan Tanggal SK, lalu terapkan lewat Pratinjau terapkan ke semua program studi. Untuk satu program studi, ketik nomor dan tanggalnya langsung di grid. Tanggal ditulis yyyy-mm-dd.

Bila ada masalah

Pesan di bawah muncul saat menyimpan di kedua halaman, atau saat menerbitkan surat.

Grid PROGRAM STUDI tempat lencana sama dengan prodi lain dan pesan penolakan format muncul.

Aktif tidak bisa disimpan. Pesan Isi Jabatan dan Nama pejabat sebelum mengaktifkan muncul bila salah satunya kosong. Isi keduanya, lalu simpan lagi.

Cetakan menampilkan penanda tangan kosong. Dokumennya berlencana aktif kosong. Isi jabatan dan namanya, atau matikan Aktif supaya cetakan memakai bawaan.

Format ditolak. Format wajib memuat [NO_URUT] tepat di tempat nomor urut, [NO_URUT] hanya boleh satu kali, atau Token ... tidak dikenal berarti polanya belum sah. Perbaiki lewat chip Sisipkan, karena chip itu hanya berisi token yang dikenal.

Sel format kembali ke isi lama. Pesan Penomoran Per Prodi: format harus beda dari prodi lain berarti format itu sama dengan program studi lain. Tambahkan kode program studi di formatnya.

Penomoran tidak bisa diubah ke Per Prodi. Pesan Per Prodi menuntut format beda per prodi menyebut program studi yang masih berformat sama. Bedakan dulu formatnya di grid, lalu simpan penomorannya lagi.

Pilihan Penomoran padam. Akun Anda dibatasi program studi. Minta admin mengubah penomorannya.

Surat tidak bisa terbit karena format. Pesan yang diawali Format penomoran belum dikonfigurasi atau Format penomoran belum diatur berarti dokumen itu belum punya format aktif untuk program studi tersebut. Isi formatnya dan nyalakan AKTIF di halaman ini.

Nomor ditolak sebagai kembar. Pesan sudah terpakai oleh dokumen lain berarti nomor itu sudah dipakai surat lain. Pakai nomor berikutnya.