SK Yudisium dan Pengaturan Kelulusan

Halaman SK Yudisium menyusun SK Penetapan Kelulusan beserta lampiran Daftar Nama Mahasiswa Yudisium, lalu menerbitkannya. Pakai halaman ini sesudah sidang tahap akhir dan sebelum mahasiswa diluluskan di Data Kelulusan.

Halaman SK Yudisium: Filter Program Studi, Daftar SK dengan satu SK Draf dan satu SK Terbit, dan form SK Yudisium di bawahnya.

Sebelum SK pertama

Atur dulu dua hal di Setting: format nomor dokumen dengan key SK_KELULUSAN di Penomoran Surat, dan pejabat penandatangan dokumen yang sama di Pejabat Cetak. Caranya ada di Nomor Surat dan Pejabat.

Rincian Dokumen di Penomoran Surat: Format untuk semua program studi dengan chip Sisipkan dan Contoh nomor.

Bila pejabat SK_KELULUSAN belum diatur, SK memakai penandatangan SK panitia ujian. Kebiasaan tanggal lulus dan cakupan SK diatur per program studi di Pengaturan Kelulusan (bagian terakhir bab ini).

Membuat SK

Buka Simak > Kelulusan - Yudisium > SK Yudisium. Pilih Program Studi di Filter. Form SK Yudisium di bawah daftar langsung terisi cakupan bawaan program studi itu.

Filter Program Studi, Daftar SK, dan form SK Yudisium berisi Cakupan dan Tanggal SK dengan tombol Tambah SK.

Periksa Cakupan (program studi, fakultas, atau institusi) dan Tanggal SK, lalu klik Tambah SK. SK baru masuk ke Daftar SK sebagai Draf dan langsung dimuat ke form. Satu cakupan hanya punya satu SK pada tanggal yang sama.

Menambah anggota

Di Anggota SK, klik pil Calon. Daftarnya memuat mahasiswa yang memenuhi syarat diluluskan dan belum masuk SK mana pun. Centang mahasiswanya, lalu klik Tambah ke SK.

Grid Anggota SK dengan pil Anggota, Calon, dan Ditahan, tiga calon tercentang, dan tombol Tambah ke SK.

Pil Ditahan menyebut mahasiswa yang belum memenuhi syarat beserta alasannya, misalnya Nilai skripsi belum ada. Untuk melepas anggota, buka pil Anggota, centang, lalu Keluarkan dari SK.

Catatan

Syarat calon sama persis dengan daftar Bersyarat di Data Kelulusan. Syaratnya diperiksa ulang saat SK diterbitkan, jadi anggota yang tidak lagi memenuhi syarat menahan Terbit.

Tanggal lulus setiap anggota

Kolom TGL LULUS terisi otomatis menurut Pengaturan Kelulusan: tanggal sidang tahap akhir, atau tanggal SK. Tanggal itu bisa diubah per mahasiswa di selnya selama SK masih draf.

Kolom TGL SIDANG dan TGL LULUS di grid Anggota SK, dengan mutu, IPK, dan predikat di kolom KET.

Kolom mutu, IPK, dan KET. dihitung dengan rumus yang sama dengan transkrip. Isinya menjadi lampiran Daftar Nama Mahasiswa Yudisium.

Menerbitkan SK

Klik Saran Nomor di samping Nomor SK, lalu Simpan Perubahan, lalu Terbitkan SK. Status menyebut apa yang masih menahan, misalnya nomor yang belum diisi.

Form SK Yudisium dengan Nomor SK dan Saran Nomor, Status, dan tombol Simpan Perubahan, Terbitkan SK, Batalkan Terbit, dan Hapus Draf.

Saat terbit, lampiran dibekukan dan SK mendapat QR verifikasi. Nomor dan tanggal SK juga tercatat di data kelulusan setiap anggota. Klik Print di Daftar SK untuk mencetak; draf dicetak lewat Print Draft dengan watermark.

Untuk mengoreksi SK yang sudah terbit, klik Batalkan Terbit, perbaiki, lalu terbitkan lagi. Hapus Draf membuang draf yang tidak jadi dipakai; anggotanya bisa masuk SK lain.

Melanjutkan di Data Kelulusan

Mahasiswa anggota SK terbit yang ditambahkan ke daftar proses Data Kelulusan langsung membawa No. SK Kelulusan dan Tgl. Kelulusan dari SK. Keduanya tetap bisa diubah.

Kartu di Daftar Proses Kelulusan dengan chip SK bernomor dan lencana Beda dari SK.

Kepala kartu menampilkan chip SK dengan nomornya. Bila nomor atau tanggal lulus di kartu berbeda dari SK, muncul lencana Beda dari SK. Arahkan kursor ke lencana untuk melihat isian di SK. Lencana hanya memberi tahu; kartunya tetap bisa disimpan.

Pengaturan Kelulusan

Buka Simak > Kelulusan - Yudisium > Pengaturan Kelulusan. Klik Rincian pada program studi, ubah aturannya, lalu Simpan Perubahan.

Tanggal lulus resmi dipakai sebagai tanggal lulus bawaan anggota SK. Pilih Tanggal sidang tahap akhir bila kampus menyatakan lulus pada hari sidang. Pilih Tanggal SK yudisium (yudisium kolektif) bila kelulusan ditetapkan bersama pada yudisium. Cakupan SK Yudisium bawaan mengisi Cakupan saat membuat SK.

Penting

Mengubah pengaturan tidak menggeser SK yang sudah dibuat. Tanggal lulus tersimpan per mahasiswa; ubah di sel TGL LULUS selama SK masih draf.

Lencana Bawaan berarti program studi belum pernah diatur. Ikon di samping nama membuka 20 perubahan terakhir beserta pengubahnya. Salin dari program studi menyalin aturan program studi lain sesudah Anda memeriksa perubahannya.

Pesan yang mungkin muncul

Nomor SK belum diisi: klik Saran Nomor lalu Simpan Perubahan, kemudian Terbitkan SK.: beri nomor sebelum menerbitkan. SK belum punya anggota: tambahkan dari pil Calon.: tambahkan anggota dulu. Format penomoran belum diatur ...: atur format nomor dokumen dengan key SK_KELULUSAN di Setting > Penomoran Surat, atau ketik nomornya sendiri di Nomor SK. Sudah ada SK Yudisium tanggal ...: cakupan itu sudah punya SK pada tanggal tersebut; buka SK itu di Daftar SK. SK sudah terbit; klik Batalkan Terbit dulu untuk mengubahnya.: batalkan terbit sebelum mengoreksi.

Status di form SK Yudisium yang menyebut alasan Terbit ditahan.