Magang dan KKN

Menu Magang dan KKN mengelola Magang, Praktik Kerja Lapangan, Kuliah Kerja Nyata, dan KKN Tematik dalam satu alur, dari peserta sampai nilai. Pakai menu ini setiap periode kegiatan: atur dulu, daftarkan peserta, tempatkan mereka, terbitkan suratnya, lalu kumpulkan laporan dan nilai.

Halaman Penempatan dan Pembimbing untuk jenis Magang / Praktik Kerja: tiap peserta dipilihkan mitra, pembimbing lapangan, dan dosen pembimbing langsung di selnya, dengan pil Belum ditempatkan, Tanpa dosen pembimbing, dan Lengkap.

Menyiapkan pengaturan dan mata kuliah

Buka Simak > Magang dan KKN > Pengaturan Magang dan KKN. Setiap program studi punya satu baris per jenis kegiatan; nyalakan Ditawarkan pada jenis yang dijalankan. Setiap sakelar dan pilihan di daftar ini langsung tersimpan.

Pengaturan Magang dan KKN: daftar jenis kegiatan per program studi dengan sakelar Ditawarkan, jumlah mata kuliah, SKS lulus minimal, Biaya, sakelar persetujuan dan Nilai dari modul, lalu bagian Komponen Nilai.

Biaya bawaannya Tidak berbayar. Bila kegiatannya berbayar, pilih kategori produk Billing; tagihannya tetap diterbitkan di Billing. Sakelar Persetujuan dosen PA dan Persetujuan orang tua mewajibkan persetujuan dicatat sebelum calon bisa didaftarkan.

Nyalakan Nilai dari modul bila nilai kegiatan diisi pembimbing di menu ini. Atur komponennya di bagian Komponen Nilai: pilih program studi dan jenis kegiatan, lalu tentukan nama, DINILAI OLEH, dan BOBOT (%) tiap komponen. Bila sakelar itu mati, nilai tetap diisi di Daftar Nilai seperti mata kuliah biasa.

Mata kuliah magang dan KKN setiap kurikulum ditandai di Mata Kuliah Kegiatan. Pilih satu program studi di Filter, isi baris Tambah dengan kurikulum, mata kuliah, dan jenisnya, lalu klik Tambah. Mahasiswa yang memprogram mata kuliah itu di KRS otomatis menjadi calon peserta jenis tersebut.

Mencatat mitra dan pembimbing lapangan

Buka Mitra Kegiatan. Isi Nama mitra dan Jenis mitra, lengkapi perjanjian kerja sama bila ada, lalu klik Tambah Mitra. Daftar mitra dipakai bersama oleh semua program studi.

Mitra Kegiatan: daftar mitra dengan lencana Terverifikasi, Belum diverifikasi, dan Perjanjian berakhir, form Mitra, lalu daftar Pembimbing Lapangan milik mitra yang dibuka.

Nyalakan Terverifikasi sesudah kampus memeriksa izin, fasilitas, dan pembimbing lapangan mitra. Mitra yang masa Berlaku sampai-nya lewat diberi lencana Perjanjian berakhir.

Klik Rincian pada mitra untuk membuka formnya. Di bawah form, isi baris Tambah di daftar PEMBIMBING LAPANGAN dengan pegawai mitra yang membimbing mahasiswa. Mitra dan pembimbing lapangan yang sudah tercatat pada peserta tidak bisa dihapus; matikan Aktif sebagai gantinya.

Mendaftarkan peserta

Buka Peserta Magang dan KKN, pilih Jenis kegiatan, Tahun Akademik, dan Semester, lalu klik Refresh. Daftar memuat peserta terdaftar dan calon: mahasiswa yang memprogram mata kuliah kegiatan di KRS periode itu, atau yang sudah melunasi biayanya.

Peserta Magang dan KKN: daftar Peserta dan Calon Peserta dengan kolom DAFTAR bercentang, SYARAT, lencana Terdaftar, Siap didaftarkan, atau Belum memenuhi syarat, dan tombol Daftarkan yang dicentang.

Kolom SYARAT merangkum syarat yang terpenuhi; ikon di samping nama membuka rinciannya. Centang calon yang Siap didaftarkan, lalu klik Daftarkan yang dicentang. Syaratnya diperiksa ulang saat menyimpan, jadi calon yang berubah keadaannya dilaporkan dan dilewati.

Bila program studi mewajibkan persetujuan, klik Catat persetujuan dosen PA atau Catat persetujuan orang tua dan tulis keterangannya, misalnya tanggal formulir bertanda tangan. Untuk kegiatan berbayar, Beri dispensasi membuka syarat biaya satu mahasiswa dengan alasan, dan Cabut dispensasi menariknya.

Batalkan mengeluarkan peserta dengan alasan tertulis. Barisnya tetap tersimpan di pil Pernah dibatalkan, dan mahasiswa itu bisa didaftarkan lagi selama syaratnya terpenuhi.

Menempatkan peserta dan menetapkan pembimbing

Buka Penempatan dan Pembimbing dengan filter yang sama. Daftar Peserta hanya memuat peserta terdaftar, dan setiap sel tersimpan begitu dipilih.

Penempatan dan Pembimbing: kolom MITRA / KELOMPOK, PEMBIMBING LAPANGAN, dan DOSEN PEMBIMBING / DPL diisi langsung di sel, dengan pil Belum ditempatkan, Tanpa dosen pembimbing, dan Lengkap.

Magang dan PKL dijalankan perorangan. Pilih mitra tiap peserta, lalu pembimbing lapangan dari mitra itu, lalu dosen pembimbingnya. Mengganti mitra mengosongkan pembimbing lapangannya, karena pembimbing lapangan selalu milik mitra peserta.

KKN dan KKN Tematik dijalankan berkelompok. Buat kelompok di bagian Kelompok (KKN) dengan Nama kelompok, lokasi, dan mitranya, lalu klik Tambah Kelompok. Tetapkan DPL di daftar kelompok, kemudian pilih kelompok setiap peserta; peserta mewarisi mitra dan DPL kelompoknya.

Untuk mengganti dosen, pilih dosen lain di selnya; dosen lama tercatat berakhir. Untuk melepas tanpa pengganti, klik ✕ dan tulis alasannya. Pil Lengkap menandai peserta yang penempatan dan pembimbingnya sudah terisi semua.

Menerbitkan surat dan melapor ke PDDikti

Buka Surat Kegiatan. Setiap program studi punya satu Surat Tugas Pembimbing untuk satu jenis dan periode, dan satu Surat Pengantar untuk setiap mitra yang menerima peserta.

Surat Kegiatan: daftar Surat Tugas Pembimbing dan Surat Pengantar per mitra dengan keadaan Terbit, Draf, atau Belum disiapkan, lalu form Surat dengan Saran Nomor, Tanggal, dan Terbitkan Surat.

Klik Siapkan pada baris surat, lalu Saran Nomor, isi Tanggal, dan klik Simpan Perubahan. Klik Terbitkan Surat dan konfirmasi; lampirannya dibekukan dan surat tercetak dengan QR verifikasi. Sebelum terbit, Print Draft mencetak lampiran terkini bertanda draf.

Lencana ditahan menyebut sebabnya saat disorot, misalnya peserta yang belum punya dosen pembimbing. Untuk mengubah nomor atau tanggal sesudah terbit, klik Batalkan Terbit dulu. Format nomor dan penandatangannya diatur di Setting > Penomoran Surat dan Setting > Pejabat Cetak dengan key SURAT_TUGAS_KGT dan PENGANTAR_KGT.

Aktivitas kegiatan dikirim ke PDDikti dari NeoFeeder > Aktivitas Mahasiswa, lewat Judul Aktivitas, lalu peserta dan pembimbingnya. Satu aktivitas mewakili satu program studi, satu jenis, dan satu periode, dan baru siap dikirim sesudah Surat Tugas Pembimbing-nya terbit.

Catatan

pembimbing lapangan tidak ikut dilaporkan ke PDDikti, karena PDDikti hanya mencatat dosen. Semua peserta dikirim sebagai anggota, tanpa ketua yang ditebak.

Mengikuti laporan dan pesan

Buka Laporan Kegiatan. Kolom LAPORAN menandai apakah setiap peserta sudah mengirim laporan perkembangan dan laporan akhir. Pil Belum laporan perkembangan dan Belum laporan akhir membantu Anda menagih yang tertinggal.

Laporan Kegiatan: daftar peserta dengan tanda laporan perkembangan dan akhir, lalu Pesan dan Laporan berisi kartu penempatan, linimasa laporan dan pesan, pilihan jenis laporan, dan tombol Kirim.

Klik Rincian untuk membuka kartu penempatan dan linimasa laporan serta pesan peserta itu. Mahasiswa menulis laporannya sendiri, dan dosen pembimbing atau DPL membalas dengan pesan. Catatan yang sudah terkirim tidak bisa diubah atau dihapus.

Bila mahasiswa menyerahkan laporan di kertas, pilih Laporan perkembangan atau Laporan akhir, tulis ringkasannya, lalu klik Kirim. Laporan itu tercatat atas nama mahasiswa beserta akun Anda sebagai pencatat. Laporan akhir baru bisa dikirim sesudah ada laporan perkembangan.

Mengisi dan mengajukan nilai

Buka Nilai Kegiatan. Halaman ini memuat peserta dari program studi yang menyalakan Nilai dari modul; setiap peserta punya dua baris, dengan slot skor per komponen di baris kedua.

Nilai Kegiatan: dua baris per peserta berisi nilai akhir sementara, keadaan kiriman dosen pembimbing dan pembimbing lapangan, chip Ajukan nilai atau Kirim nilai dosen, dan slot skor per komponen.

Isi skor 0 sampai 100; setiap slot tersimpan begitu diubah. Dosen mengisi komponen dosen pembimbing dari akunnya sendiri. Komponen pembimbing lapangan diisi operator dari formulir penilaian mitra, atas nama pembimbing lapangan itu.

Sesudah semua komponen satu penilai terisi, klik Kirim nilai dosen atau Kirim nilai lapangan. Sesudah semua penilai mengirim, klik Ajukan nilai. Nilai akhir berbobot masuk antrean Approval Nilai untuk mata kuliah kegiatan di KRS periode itu.

Penting

selama dinilai di sini, mata kuliah kegiatan terkunci di Daftar Nilai untuk peserta itu. Untuk mengoreksi, klik Tarik ajuan, lalu Buka nilai dosen atau Buka nilai lapangan, keduanya dengan alasan. Nilai yang sudah disetujui tidak bisa ditarik.

Bila ada masalah

Calon tidak bisa dicentang. Ikon di samping nama menyebut syarat yang belum terpenuhi. Pesan "belum dinyalakan di Pengaturan Magang dan KKN" berarti jenis itu belum Ditawarkan di program studi mahasiswa tersebut.

Daftar Peserta dan Calon Peserta dengan lencana Belum memenuhi syarat dan alasannya di kolom SYARAT.

"Nilai peserta ini sudah diajukan ke mata kuliah; tarik ajuannya dulu di Nilai Kegiatan (nilai yang sudah disetujui menahan pembatalan)." Tarik ajuan nilainya dulu di Nilai Kegiatan, lalu batalkan pesertanya.

"Mahasiswa ini belum punya tepat satu dosen PA aktif (Perwalian › Dosen Wali / PA)." Persetujuan dosen PA dicatat atas nama dosen PA aktif mahasiswa. Tetapkan wali mahasiswa itu lebih dulu.

"Pilih pembimbing lapangan dari mitra peserta ini." Pembimbing lapangan harus milik mitra di sel kirinya. Tetapkan mitra yang benar dulu, atau tambahkan pembimbing lapangan di Mitra Kegiatan.

"Kirim laporan perkembangan dulu sebelum laporan akhir." Setiap peserta wajib punya minimal satu laporan perkembangan dan satu laporan akhir.

"Dinilai lewat Nilai Kegiatan (Magang / Praktik Kerja)" di Daftar Nilai. Peserta itu dinilai lewat Nilai Kegiatan karena program studinya menyalakan Nilai dari modul. Isi nilainya di sana.