Mahasiswa Keluar

Halaman Mahasiswa Keluar mencatat mahasiswa yang berhenti sebelum lulus: mutasi, dikeluarkan, mengundurkan diri, putus studi, atau wafat. Pakai halaman ini setiap ada SK atau surat pengunduran diri, dan saat mahasiswa pindah meminta transkripnya.

Mencari mahasiswa yang sudah keluar

Buka Simak > Keluar - DO > Mahasiswa Keluar. Daftar di bawah form langsung menampilkan semua mahasiswa keluar dalam cakupan program studi Anda, dikelompokkan per program studi.

Pil Semua, Mutasi, Dikeluarkan, Mengundurkan diri, dan Data ganda di atas daftar.

Persempit dengan Program Studi, Tahun Akademik Keluar, dan Semester Keluar. Kotak Cari NPM / NIM / Nama bisa ditempeli daftar NPM / NIM dari Excel. Pil menyaring per jenis keluar, dan Download mengikuti saringan yang sedang aktif.

Mencatat mahasiswa keluar

Ketik NPM / NIM atau nama di Mahasiswa, lalu pilih dari daftar. Kartu di bawahnya menampilkan program studi, status, dan data keluar mahasiswa itu.

Form Catat Keluar dengan kartu mahasiswa terpilih, isian periode, jenis, tanggal, Nomor SK, Keterangan, Status, dan tombol Catat Keluar.

Isi Tahun Akademik Keluar, Semester Keluar, Jenis Keluar, dan Tanggal Keluar. Nomor SK dan Keterangan boleh kosong bila belum ada.

Klik Catat Keluar, baca dialognya, lalu Lanjutkan. Status mahasiswa langsung menjadi Keluar.

Penting

status semester Non-aktif, registrasi tanpa pembayaran, dan tagihan yang belum lunas SESUDAH periode keluar ikut dibersihkan. Data itu tidak kembali bila keluarnya dibatalkan, jadi periksa periode keluar sebelum menekan Lanjutkan.

Catat Keluar padam untuk mahasiswa yang sudah tercatat lulus atau sudah tercatat keluar. Baris Status menyebut alasannya.

Mengubah data keluar

Klik Rincian pada barisnya. Data itu dimuat ke form di atas, dan baris yang dibuka ditandai di daftar.

Form Catat Keluar sesudah Rincian diklik, dengan Simpan Perubahan dan Batalkan Keluar menyala.

Ubah isiannya, lalu klik Simpan Perubahan. Periode boleh dipindah selama mahasiswa itu belum punya data keluar lain di periode tujuan. Kembali ke Daftar membawa Anda ke baris tadi, dan Kosongkan Form mengembalikan form ke mode catat baru.

Membatalkan data keluar

Muat barisnya lewat Rincian, klik Batalkan Keluar, tulis alasannya, lalu konfirmasi. Hanya baris itu yang dibatalkan.

Jendela rincian dengan Riwayat yang memuat Dicatat, Diubah, dan Dibatalkan beserta alasannya.

Bila mahasiswa tidak punya data keluar lain, statusnya kembali seperti sebelum dicatat keluar, biasanya Aktif. Alasan, waktu, dan akun pencatat tersimpan di riwayat.

Melihat rincian dan riwayat

Klik ikon di samping NPM / NIM. Jendela kecil menampilkan jenis, periode, tanggal, nomor SK, siapa yang mencatat, dan riwayat perubahannya.

Jendela rincian satu baris keluar dengan Jenis, Periode, Tanggal, Nomor SK, Dicatat, Diubah, dan Riwayat.

Isian lama seperti SK DO, surat pengunduran diri, atau tanggal wafat tetap tampil di sini bila pernah diisi. Bila mahasiswa juga tercatat lulus di Data Kelulusan, jendela ini memberi tanda Perhatian.

Merapikan data ganda

Pil Data ganda menampilkan mahasiswa yang punya lebih dari satu baris keluar, biasanya sisa data lama. Barisnya bertanda Ganda.

Baris bertanda Ganda dan pil Data ganda di daftar.

Bandingkan barisnya lewat ikon rincian. Muat baris yang keliru lewat Rincian, lalu Batalkan Keluar dengan alasan seperti "baris ganda data lama". Status mahasiswa tetap Keluar selama masih ada baris lain.

Mencetak transkrip mahasiswa keluar

Klik Print di kolom TRANSKRIP. Hasilnya Daftar Nilai Akhir sampai periode keluar mahasiswa itu, dengan QR verifikasi.

Kolom TRANSKRIP dengan tautan Print pada setiap baris.

Penandatangannya diatur di Setting > Pejabat Cetak, pada dokumen dengan key TRANSKRIP_PINDAH. Bila program studi belum punya pejabat untuk kode itu, dipakai pejabat Daftar Nilai Akhir. Caranya ada di Nomor Surat dan Pejabat.

Pesan yang mungkin muncul

"Mahasiswa sudah tercatat lulus; data keluar tidak dapat dicatat." Mahasiswa itu punya data kelulusan. Bila kelulusannya keliru, perbaiki dulu di Data Kelulusan.

"Sudah tercatat keluar (...). Klik Rincian di daftar untuk mengubahnya." Satu mahasiswa hanya dicatat keluar sekali. Ubah baris yang ada, jangan membuat baris baru.

"Mahasiswa di luar cakupan program studi akun Anda." Akun program studi hanya bisa mencatat mahasiswa program studinya sendiri.

Form Catat Keluar tidak tampil. Anda membuka Daftar Mahasiswa Keluar, versi baca saja halaman ini. Mintalah akses Mahasiswa Keluar bila perlu mencatat.