Beasiswa

Menu Beasiswa mencatat penerima beasiswa per jenis dan per periode, lalu menetapkannya dengan SK. Isinya tiga halaman: Peserta Beasiswa (dengan Tampilan Peserta dan Kandidat), SK Beasiswa, dan Jenis Beasiswa.

Peserta Beasiswa

Pilih Jenis Beasiswa, Tahun Akademik, dan Semester pada Filter, lalu klik Refresh. Kepesertaan tercatat per periode: penerima yang sama didata ulang setiap semester, dan riwayat periode lama tetap utuh.

Daftar peserta per program studi: baris atas berisi TAHUN MASUK, LAMA STUDI, dan STATUS BEASISWA; baris abu berisi registrasi, status semester, dan Keterangan.

Untuk menambah penerima, pilih satu atau beberapa mahasiswa di kotak NPM / NIM / Nama pada Filter, atau tempel daftar sampai 500 NPM / NIM, lalu klik Tambahkan. Kotak yang sama menyaring daftar: kosong berarti semua peserta, ada pilihan berarti hanya yang dipilih, dan yang belum terdaftar disebut di atas daftar. Tombol Salin periode lalu di sebelah Refresh menyalin semua peserta periode sebelumnya yang belum berhenti; yang sudah ada dilewati.

Hanya mahasiswa berstatus Aktif yang bisa didaftarkan; yang lulus, keluar, atau cuti disebut dengan keterangannya. Mahasiswa yang registrasinya belum selesai tetap boleh dicatat. Baris abu di bawah setiap penerima menyebut tahap Registrasi dan status Semester-nya pada periode itu. TAHUN MASUK memuat semester awal masuk dalam kurung, dan LAMA STUDI menghitung semester Ganjil/Genap sejak itu. Status semester tidak menahan SK: SK boleh Terbit di awal semester, dan lampirannya memuat semua penerima periode itu, termasuk yang kemudian dihentikan lewat STATUS BEASISWA. Jenis yang punya Maks Semester Diterima menolak mahasiswa yang atapnya sudah penuh. Penerima periode lama yang kini sudah lulus atau keluar muncul di pil Mahasiswa tidak aktif kuliah.

Daftar dikelompokkan per program studi, 25 penerima per halaman. Pil di atas daftar (Aktif, Berhenti / selesai, Belum aktif semester ini, Belum lunas di billing, Mahasiswa tidak aktif kuliah) menyaring daftarnya; Semua mengembalikan. Download di bawah daftar mengikuti pil dan pilihan NPM.

Menghentikan penerima

Pilih alasannya pada sel STATUS BEASISWA baris penerima itu; pilihan langsung tersimpan dan selnya berubah kuning. Keterangan diketik di kanan baris abu dan tersimpan saat pindah sel. Barisnya tetap tersimpan sebagai riwayat, dan penerima itu tidak ikut tersalin ke periode berikutnya.

Grid peserta dengan sel STATUS BEASISWA berisi alasan berhenti.

Pilihan alasannya mengikuti Pasal 23 Permendiktisaintek No. 2 Tahun 2026: evaluasi akademik atau ekonomi, kondisi seperti meninggal atau putus kuliah, serta akhir wajar seperti lulus atau masa beasiswa habis.

Penting

centang + Hapus yang dicentang hanya untuk salah input, selama SK yang mencakup prodinya belum Terbit. Penerima yang berhenti dicatat lewat STATUS BEASISWA, bukan dihapus.

Laporan Evaluasi

Buka drawer Laporan Evaluasi untuk melihat IPS, IPK, dan SKS setiap penerima pada jenis dan periode di Filter. Isi s.d. Tahun Akademik dan s.d. Semester untuk menghitung sampai periode lain; kosong berarti sampai periode di Filter.

Laporannya berhalaman, dikelompokkan per program studi. Download di bawah tabel mengambil seluruh penerima, bukan halaman yang tampil saja. Laporan ini tidak menandai penerima di bawah standar; bandingkan sendiri dengan standar minimum kampus.

Kandidat

Pilih Tampilan Kandidat pada Filter halaman Peserta Beasiswa. Daftarnya hanya memuat mahasiswa aktif yang lolos syarat jenis terpilih: belum menjadi peserta, tidak sedang menerima jenis lain, sisa atap semesternya masih ada, IPK-nya di atas ambang, dan jenjang serta lama studinya masuk kriteria Jenjang jenis itu.

Daftarnya dikelompokkan per program studi dan diurutkan menurut SKOR di dalam setiap prodi, karena usulan penerima biasanya disusun bersama prodi. Program Studi dan Tahun Masuk mempersempit daftar tanpa mengubah urutannya. Baris abu menyebut tahun masuk, lama studi, dan penghasilan orang tua.

SKOR 0 sampai 100 menggabungkan IPK dan penghasilan orang tua menurut bobot jenisnya; cara hitungnya di bagian berikut. LABEL Ideal berarti tanpa catatan; Bersyarat berarti ada data yang perlu ditinjau, misalnya data ekonomi kosong. Pil Ideal dan Bersyarat di atas daftar menyaringnya, dan Cari Kandidat mempersempit dengan NPM / NIM atau nama. Tunggakan hanya diberitahukan: klik Rincian untuk membuka kartu periode dan produknya di samping baris, tanpa menggugurkan kandidat; Kewajiban Lain pada Filter menyaringnya bila perlu.

Klik Tambahkan pada barisnya setelah pimpinan memutuskan; mahasiswa itu hilang dari daftar Kandidat dan muncul di tampilan Peserta. Aksi ini dikunci bila SK yang mencakup prodi kandidat itu sudah Terbit.

Bobot dan SKOR

SKOR membantu mengurutkan kandidat dari dua sisi, prestasi akademik dan kebutuhan ekonomi. Seberapa berat tiap sisi diatur lewat Bobot Akademik dan Bobot Ekonomi di Jenis Beasiswa.

Contoh perhitungan SKOR: nilai akademik dari IPK, nilai ekonomi dari tingkat penghasilan orang tua, digabung menurut bobot.

Nilai akademik adalah IPK terakhir dibagi 4, jadi IPK 3,60 bernilai 0,90. Nilai ekonomi dibaca dari tingkat penghasilan orang tua: tingkat terendah bernilai penuh, tingkat tertinggi bernilai nol, dan tingkat di antaranya dibagi rata. Penghasilan bapak yang dipakai; bila kosong, penghasilan ibu.

Kedua nilai digabung menurut bobotnya, lalu dijadikan 0 sampai 100. Dengan bobot 70 / 30, mahasiswa ber-IPK 3,60 dari keluarga berpenghasilan terendah mendapat SKOR 93, dan dari keluarga berpenghasilan tertinggi 63. Yang berarti hanya perbandingannya: 70 / 30 sama dengan 7 / 3, dan Bobot Ekonomi 0 berarti peringkat murni akademik.

SKOR hanya alat bantu menyusun usulan. Kandidat tanpa data IPK atau penghasilan tetap tampil dengan label Bersyarat dan nilai nol pada sisi yang kosong, supaya datanya dilengkapi dulu sebelum dibandingkan.

SK Beasiswa

Satu SK berlaku untuk satu jenis, satu lingkup, dan satu periode. Pilih Lingkup Fakultas dan Lingkup Prodi, isi Tanggal SK, lalu klik Tambah SK. Kosongkan Form membersihkan isian tanpa menghapus apa pun.

SK baru selalu Belum Terbit. Klik nomornya di grid RIWAYAT SK PENETAPAN JENIS INI, isi Nomor SK atau klik Saran Nomor, pilih Mode Tanda Tangan, klik Simpan Perubahan, lalu Terbitkan SK. Sesudah terbit, nomor, tanggal, dan lokasi terkunci; untuk mengoreksinya klik Batalkan Terbit, ubah, simpan, lalu terbitkan lagi. Lingkup bisa institusi, fakultas, atau prodi; dua SK yang lingkupnya tumpang tindih pada satu periode ditolak.

Format nomor dan pejabat penandatangan memakai key SK_BEASISWA di Setting › Penomoran Surat dan Setting › Pejabat Cetak. Pada penomoran manual, nomor diketik dari buku surat kampus; nomor kembar selalu ditolak.

Mencetak dan kolom DATA

Klik Print pada baris SK di grid riwayat. Sebelum Terbit, tautannya Print Draft dan hasilnya bergaris merah. Kolom PESERTA menyebut jumlah penerima yang masuk lingkup SK itu.

Grid RIWAYAT SK PENETAPAN JENIS INI dengan kolom DATA Sesuai atau Berubah dan tautan Print.

Menerbitkan SK mengunci daftar penerima saat itu. Kolom DATA bertuliskan Sesuai bila daftarnya masih sama, dan Berubah bila ada perubahan sesudahnya. SK yang sudah Terbit tidak dapat dihapus; klik Batalkan Terbit dulu.

Jenis Beasiswa

Halaman Jenis Beasiswa menyimpan kode jenis yang dirujuk data penerima dan SK. Isiannya dibagi tiga kelompok: Jenis, Pembebasan, dan Kandidat.

Untuk jenis baru, isi form lalu klik Tambah Jenis; Status Aktif menyala sebagai bawaan. Untuk mengubah, klik kodenya di daftar, ubah isiannya, lalu klik Simpan Perubahan. Semua isian, termasuk sakelar, baru tersimpan saat tombol diklik. Kosongkan Form mengembalikan form ke jenis baru.

Kode tidak bisa diubah sesudah ditambahkan, karena kode itulah yang tersimpan di data penerima dan SK. Bila salah ketik pada jenis yang belum dipakai, hapus jenisnya lalu tambahkan lagi. Baris Status menyebut berapa penerima dan SK yang memakai jenis yang dimuat. Selama jenis itu dipakai, Hapus Jenis padam.

Maks Semester Diterima adalah atap jumlah semester seorang mahasiswa menerima jenis ini; kosongkan bila tidak ada batas.

Kelompok Pembebasan berisi tiga sakelar yang dibaca halaman lain:

Bebaskan Syarat Bayar Registrasi: penerima jenis ini boleh mengambil mata kuliah dan disetujui dosen wali sebelum tagihan registrasinya lunas. Status registrasinya tampil sebagai Daftar Registrasi (Beasiswa …). Tagihannya tetap diterbitkan dan divalidasi di Billing.
Bebaskan Biaya Ujian Tugas Akhir: penerima tidak tertahan biaya ujian di sidang, selama ia tercatat penerima pada semester sidangnya.
Bebaskan Biaya Magang dan KKN: penerima terdaftar di Magang dan KKN tanpa biaya kegiatan.

Untuk KIP Kuliah, nyalakan Bebaskan Biaya Ujian Tugas Akhir, karena kampus dilarang memungut biaya tambahan dari penerimanya.

Mematikan salah satu sakelar ini langsung berlaku bagi penerima yang sedang berjalan. Karena itu, bila periode terbaru jenis itu masih punya peserta yang belum dihentikan, Simpan Perubahan lebih dulu menyebut berapa orang yang terkena dan meminta persetujuan Anda.

Kelompok Kandidat hanya dipakai tampilan Kandidat di Peserta Beasiswa. IPK Minimum Kandidat menyaring kandidat, sedangkan Bobot Akademik dan Bobot Ekonomi menentukan SKOR-nya; bawaannya 50 / 50. Pasangan Jenjang dan Maks lama studi muncul sekali untuk setiap jenjang yang dipakai prodi kampus Anda. Nyalakan Termasuk pada jenjang yang boleh menjadi kandidat, lalu isi maks lama studinya dalam semester; kosong berarti tanpa batas. Untuk KIP Kuliah, misalnya, nyalakan S1 dan D4 dengan maks 8, dan D3 dengan maks 6. Bila tak satu pun dinyalakan, semua jenjang ikut, termasuk pascasarjana bila kampus Anda punya prodinya. Penambahan lewat kotak NPM / NIM tidak dibatasi kriteria ini.

Memensiunkan jenis dan riwayat

Jenis yang tidak dipakai lagi dinonaktifkan, bukan dihapus. Muat jenisnya, matikan Status Aktif, lalu klik Simpan Perubahan.

Halaman Jenis Beasiswa: sakelar Status Aktif di kelompok Jenis dan ikon riwayat di samping nama jenis di daftar.

Jenis yang tidak aktif tidak bisa dipakai untuk peserta, Kandidat, atau SK baru. Ia juga tidak tampil di halaman prodi publik dan filter billing, dan tidak lagi membebaskan apa pun. Riwayatnya tetap bisa dibuka: di Peserta Beasiswa dan SK Beasiswa, jenis itu masih ada di pilihan Jenis Beasiswa, bertanda (tidak aktif).

Menonaktifkan ditahan selama periode terbaru jenis itu masih punya peserta yang belum dihentikan, karena mereka akan kehilangan pembebasannya tanpa kabar. Hentikan atau selesaikan dulu kepesertaannya di Peserta Beasiswa lewat STATUS BEASISWA, lalu nonaktifkan jenisnya.

Ikon di samping nama jenis di daftar membuka riwayat perubahannya: dua puluh perubahan terakhir, siapa yang mengubah, kapan, dan isian apa yang berubah dari nilai berapa ke berapa. Riwayat dicatat sejak 21 Oktober 2026.

Di halaman lain

Penerima beasiswa ditandai di Pembayaran Kolektif, yang juga punya filter Peserta Beasiswa, dan di kartu mahasiswa pada halaman Pembayaran. Tandanya hanya tampilan; tagihan tidak berubah karenanya.

Halaman Peserta Beasiswa sebagai sumber penanda penerima di halaman pembayaran.

Mahasiswa melihat kepesertaannya sendiri beserta NO SK PENETAPAN di drawer Beasiswa Saya.

Pesan yang mungkin muncul

Gagal: ... (Mahasiswa sudah lulus), atau keterangan lain seperti cuti dan non aktif: hanya mahasiswa berstatus Aktif yang bisa ditambahkan. ...sudah terdata pada jenis dan periode ini: penerima sudah ada; ubah barisnya di daftar. ...ditolak: atap maks ... semester jenis ini tercapai: jumlah semester terimanya sudah penuh. Lingkup ini tumpang tindih dengan SK lain pada periode yang sama: ubah lingkupnya atau perbarui SK yang sudah ada. Ada isian yang belum disimpan - klik Simpan Perubahan dulu, lalu Terbitkan SK: simpan dulu, karena yang diterbitkan selalu isi yang tersimpan. SK sudah Terbit - nomor, tanggal, dan lokasi terkunci: klik Batalkan Terbit untuk mengoreksinya. Jenis ini belum bisa dinonaktifkan: … peserta … belum dihentikan: hentikan dulu kepesertaan mereka di Peserta Beasiswa. Jenis beasiswa … tidak aktif: SK baru tidak bisa ditambahkan atau … peserta periode baru tidak bisa disalin: jenisnya sudah dipensiunkan; aktifkan lagi di Jenis Beasiswa bila memang masih berjalan. Kode jenis beasiswa tidak dapat diubah: tambahkan jenis baru dengan kode yang benar, lalu nonaktifkan yang lama.

Drawer SK Penetapan tempat pesan lingkup tumpang tindih muncul.