Takeout Data

Halaman Ekspor Data Institusi mengambil salinan data kampus ke Excel, satu berkas per kelompok data. Pakai halaman ini untuk arsip sendiri, bahan audit, atau bekal pindah ke sistem lain.

Halaman Ekspor Data Institusi: filter Fakultas, Program Studi, dan Tahun Masuk, katalog Dataset bertautan Buat Request, lalu Riwayat Request dengan STATUS DATA dan Download .xlsx.

Membatasi cakupan

Buka Report > Takeout Data > Ekspor Data Institusi. Tanpa pilihan apa pun, setiap dataset mencakup seluruh data kampus.

Filter Fakultas, Program Studi, dan Tahun Masuk di atas katalog Dataset.

Pilih Fakultas, Program Studi, dan Tahun Masuk untuk mempersempitnya. Angka TOTAL BARIS di katalog ikut menyesuaikan. Tidak semua dataset bisa disaring; baris abu di bawah setiap dataset menyebut filter yang berlaku, misalnya Filter: Fakultas, Prodi, Tahun Masuk atau Filter: tidak ada.

Membuat request

Katalog Dataset memuat kelompok data seperti Data Mahasiswa, Data Dosen, Kurikulum & Matakuliah, KRS, Nilai, Tagihan, Pembayaran, Tugas Akhir (Skripsi), dan Kelulusan & Keluar. Baris abu menyebut sheet yang ada di berkasnya beserta jumlah barisnya.

Katalog Dataset dengan kolom DATASET, TOTAL BARIS, TERAKHIR DIUBAH, dan tautan Buat Request di kolom AKSI.

Klik Buat Request pada dataset yang Anda perlukan. Request baru langsung muncul di Riwayat Request, dengan cakupan filter saat itu terkunci padanya.

Catatan

download hanya bisa lewat Riwayat Request, supaya setiap pengambilan data tercatat: siapa yang meminta, kapan, dan siapa yang men-download.

Download dari Riwayat Request

Klik Download .xlsx pada baris request. Berkas dibuat saat itu juga dari data terbaru, lalu tersimpan di komputer Anda.

Riwayat Request dengan kolom REQUEST, STATUS DATA, dan Download .xlsx, serta baris abu jejak siapa yang meminta dan men-download.

STATUS DATA membandingkan data sekarang dengan saat download terakhir. Belum di-download berarti berkasnya belum pernah diambil.

Sinkron dengan download terakhir berarti berkas Anda masih mewakili keadaan sekarang. Berubah sejak download terakhir berarti datanya sudah bergerak; download ulang pada request yang sama untuk versi terbaru.

Riwayat terlihat oleh semua admin, termasuk siapa yang meminta dan siapa yang men-download. Berkas tidak disimpan di server, jadi download ulang bisa berbeda isinya bila datanya berubah.

Isi berkas Excel

Setiap berkas dibuka dengan tab Info: nomor request, dataset, siapa yang meminta dan men-download, serta cakupannya. Tab berikutnya berisi satu sheet per kelompok data yang serumpun.

Berkas Excel dengan tab Info berisi No. Request, Direquest Oleh, Di-download Oleh, dan cakupan, lalu sheet Mahasiswa dengan kolom kode dan kolom (Referensi).

Judul kolom memakai istilah kampus. Kolom kode ditulis apa adanya, karena kode itulah kunci pemetaan saat pindah sistem. Kolom bertanda (Referensi) atau berawalan Nama menerjemahkan kode di sebelahnya.

Semua sel berformat teks. Dengan begitu NPM / NIM dan NIK yang berawalan nol tidak berubah saat dibuka di Excel.

Bila ada masalah

Kolom AKSI bertuliskan Persempit filter. Cakupan dataset itu melebihi 1.000.000 baris, batas satu sheet Excel. Pilih Program Studi dan Tahun Masuk, lalu buat request per potongan.

Baris KRS bertuliskan Persempit filter di katalog, dan baris Riwayat Request yang menunggu export lain yang sedang berjalan.

"Masih ada export lain yang sedang diproses." Satu berkas dibuat dalam satu waktu. Tunggu sampai selesai, lalu klik Download .xlsx lagi; selama itu kolom AKSI bertuliskan Menunggu export yang sedang berjalan….

"Dataset ini tidak tersedia di institusi Anda — modulnya tidak terpasang." Kampus Anda tidak memakai modul sumber dataset itu, misalnya Billing.

Halaman tidak menampilkan katalog. Takeout hanya untuk akun admin. Mintalah akses kepada pengelola sistem kampus Anda.