Data Kelulusan

Data Kelulusan adalah satu-satunya pintu untuk mencatat mahasiswa lulus beserta data yang tercetak di ijazah dan transkrip. Mahasiswa masuk ke daftar proses satu per satu atau lewat import Excel, divalidasi, lalu disimpan.

Daftar Mahasiswa

Buka Kelulusan - Yudisium > Data Kelulusan. Pada Filter, pilih Fakultas, Program Studi, dan bila perlu Tahun Masuk, lalu klik Refresh. Untuk satu mahasiswa, pakai Cari Mahasiswa dengan NPM / NIM atau nama.

Selama Program Studi masih PILIH, daftar tidak dimuat. Tampilkan Data bawaannya menampilkan mahasiswa bersyarat yang belum lulus: lulus seluruh MK skripsi sesuai kurikulum prodinya, dan SKS lulusnya memenuhi acuan prodi. Pilih BELUM DITAMBAHKAN pada Di Daftar Proses agar daftarnya menyusut setiap kali Anda klik Tambah.

Warna baris membantu memilah: kuning bersyarat dan belum digarap, biru sudah masuk daftar proses, hijau sudah lulus, merah muda belum bersyarat. Baris hijau punya tautan Ubah untuk menarik data kelulusannya kembali ke daftar proses.

Import dari Excel

Buka drawer Template & Upload. Klik Download pada Template Excel, isi, pilih berkasnya di Pilih File, lalu klik New dan Create.

Drawer Template dan Upload: Template Excel dengan tombol Download, Pilih File, dan petunjuk New + Create lalu Update.

Isi file masuk ke daftar proses dan belum tersimpan. Setiap baris divalidasi dengan aturan yang sama seperti tambahan satu per satu. Import ulang tidak menghapus kartu yang ada: NIM baru ditambahkan, NIM yang belum tersimpan diperbarui, dan NIM yang sudah tersimpan dilewati.

Mengisi kartu

Setiap mahasiswa di DAFTAR PROSES KELULUSAN tampil sebagai kartu. Isian tersimpan otomatis, dan kolom STATUS langsung menyesuaikan.

Kartu biru berstatus Valid, kartu kuning dengan alasan Failed, dan kartu hijau Tersimpan.

Tgl. Kelulusan, No. SK Kelulusan, No. Seri Ijazah, Tahun Wisuda, dan Periode Wisuda wajib diisi. PIN / No. Ijazah, No. Alumni, dan Catatan boleh menyusul, tetapi tanpa PIN / No. Ijazah pengajuan ijazah belum dapat dibuat. Tgl. Wisuda tidak diketik; ia mengikuti tahun dan periode wisuda.

Bila mahasiswa tercantum di SK Yudisium yang terbit, Tgl. Kelulusan dan No. SK Kelulusan sudah terisi dari SK, dan kepala kartu menampilkan chip SK (SK Yudisium).

Klik NIM pada kartu untuk membuka detail kelulusan. IPK, lama studi, predikat, dan gelar dihitung sistem; isian yang dibiarkan kosong memakai usulan pada opsi OTOMATIS (…). Tempat dan tanggal lahir, NIK, dan konsentrasi hanya ditampilkan, jadi perbaiki di biodata mahasiswa.

PIN dari NeoFeeder

Bila PIN sudah terbit di PDDikti, Anda tidak perlu mengetiknya. Klik ikon awan di ujung kolom PIN / No. Ijazah pada kartu untuk mengambil PIN satu mahasiswa langsung dari NeoFeeder.

Untuk satu batch wisuda, saring DAFTAR PROSES KELULUSAN lalu klik Ambil PIN dari NeoFeeder. Semua kartu yang lolos filter diisi, kecuali filter Status yang tidak dipakai. Tombolnya menunjukkan kemajuan, dan ringkasan di akhir menyebut berapa yang diisi, sudah sama, atau belum punya PIN di NeoFeeder.

Nomor dari NeoFeeder selalu menimpa isian kartu, karena PDDikti adalah sumber resminya. Pada kartu hijau, data kelulusannya ikut berubah. Kartu 🔒 Terkunci dilewati. Ikon dan tombol ini hanya tampil di kampus yang koneksi NeoFeeder-nya sudah diatur.

Menyimpan

Klik Simpan pada kartu biru. Untuk hasil import, klik Update di toolbar agar semua kartu valid tersimpan sekaligus.

Kartu biru dengan tombol Simpan dan kartu hijau Tersimpan.

Kartu hijau berarti datanya sudah masuk ke data kelulusan dan mahasiswanya berstatus lulus. Kartu kuning dilewati tanpa menggagalkan yang lain. Suntingan di kartu hijau langsung mengubah data yang tersimpan.

Daftar proses adalah ruang kerja bersama: kartu Anda terlihat oleh semua admin, dan pekerjaan yang belum selesai bisa dilanjutkan siapa pun. Filter di atasnya hanya menyaring tampilan; Update tetap memproses seluruh kartu valid.

Mengoreksi judul penelitian

Judul mahasiswa yang sudah lulus dikoreksi di sini, bukan di modul Tugas Akhir. Klik Ubah pada mahasiswanya di Daftar Mahasiswa, lalu perbaiki Judul Penelitian atau Judul Penelitian (English) di detail kartunya.

Detail kartu hijau dengan Judul Penelitian dan Judul yang Diuji di bawahnya.

Sesudah Anda keluar dari kotak judul, sistem meminta alasan koreksi. Judul lama, judul baru, dan alasannya tercatat di riwayat judul tugas akhir mahasiswa itu. Bila mahasiswa pernah disidangkan lewat Jadwal Sidang, Judul yang Diuji tampil di bawahnya sebagai acuan, dengan lencana Berbeda dari Judul Penelitian bila keduanya tidak sama.

Judul di ijazah dan transkrip harus judul karya yang diuji. Koreksi ejaan atau penyamaan dengan berita acara sidang wajar; mengganti topik sesudah lulus tidak. Jangan pakai Batalkan Kelulusan untuk mengubah judul: tanggal lulus, nomor SK, dan nomor seri ijazahnya ikut terhapus.

Mengeluarkan kartu dan membatalkan kelulusan

Keluarkan dari Daftar mengeluarkan kartu dari daftar proses tanpa menyentuh data kelulusan. Batalkan Kelulusan pada kartu hijau mengembalikan mahasiswa ke status Aktif; isi kartunya tetap ada di daftar proses dan bisa disimpan ulang sesudah diperbaiki.

Kartu hijau dengan aksi Batalkan Kelulusan di kepala kartunya.

Batalkan Kelulusan ditolak bila pembayaran wisudanya sudah lunas; batalkan pembayarannya lebih dulu di modul Keuangan.

Peringatan

Tombol Delete di toolbar hanya mengosongkan daftar proses, termasuk kartu admin lain. Data kelulusan yang sudah tersimpan tidak ikut terhapus; untuk itu pakai Batalkan Kelulusan di kepala kartunya.

Data yang terkunci

Kartu bertanda 🔒 Terkunci milik mahasiswa yang pengajuan ijazah dan transkripnya sudah diverifikasi. Sejak titik itu datanya dinyatakan sah untuk dicetak, jadi tidak bisa diubah atau dihapus dari halaman ini.

Kartu Ijazah Transkrip berstatus Terverifikasi; sejak itu data kelulusannya terkunci.

Mengubahnya tetap ditolak dengan pesan "Data kelulusan mahasiswa ini terkunci: pengajuan Ijazah & Transkrip sudah terverifikasi. Batalkan dulu pengajuannya di menu Ijazah Transkrip kalau datanya memang harus diubah." Caranya ada di Ijazah dan Transkrip.

Arti status Failed

Kartu kuning menyebut alasannya di kolom STATUS.

Kartu kuning dengan status Failed karena No. Seri Ijazah kosong.

Status	Artinya
… kosong	kolom wajib belum diisi
Tgl. Kelulusan	format tanggal harus yyyy-mm-dd
Jadwal Wisuda	tahun dan periode wisuda belum punya jadwal
No. Alumni	sudah dipakai mahasiswa lain, atau ganda di dalam file
Belum Bersyarat	tahapan tugas akhir belum terpenuhi
Skripsi	skripsi belum dibelanjakan, belum dinilai, atau tidak lulus
Sudah Ada	mahasiswa sudah punya data kelulusan
Not Found	NIM tidak terdaftar