Ijazah dan Transkrip

Ijazah Transkrip adalah meja pemrosesan pengajuan ijazah dan transkrip: verifikasi data, cetak, dan serah terima dokumen. Setiap mahasiswa yang sudah punya data kelulusan tampil sebagai satu kartu, dengan dropdown STATUS sebagai kendali utamanya.

Menemukan mahasiswa

Buka Kelulusan - Yudisium > Ijazah Transkrip. Pilih TA Kelulusan di Filter, lalu klik nama program studinya di rekap; semua kartu lulusan prodi itu tampil di Daftar Kelulusan. Klik angka di kolom sebuah tahap, misalnya SIAP DIAMBIL, untuk menampilkan kartu tahap itu saja. Persempit lewat Semester, Tahun Wisuda, Periode Wisuda, dan Status Pengajuan. Untuk satu mahasiswa, ketik NPM / NIM atau namanya di Cari lulusan di semua prodi, atau tempel daftar NPM sekaligus.

Filter dengan Status Pengajuan terbuka: Belum Ada Pengajuan, Pengajuan Belum Selesai (Semua Tahap), dan tiap tahap status.

Pilih Pengajuan belum selesai sebagai antrean kerja. Pilihan ini menghitung semua pengajuan yang masih diproses di semua TA, dan kartunya tampil dari yang tertua. Koreksi Data adalah pengajuan yang datanya dilaporkan salah oleh mahasiswa.

Daftar Kelulusan menampilkan semua kartu sekaligus, tanpa halaman, supaya tidak ada kartu yang terlewat. Bila lebih dari 600 lulusan, persempit dulu saringannya.

Membuat pengajuan

Bila kampus membuka menu ini untuk mahasiswa, mereka bisa mengajukan sendiri. Untuk mengajukan atas nama mahasiswa, klik Buat Pengajuan di baris Langkah Berikut pada kartunya, sesudah formulir pernyataan data bertanda tangan diterima.

Kartu mahasiswa dengan tombol Buat Pengajuan di baris Langkah Berikut.

Pengajuan lahir berstatus Menunggu Diproses, dan pengajuan yang dibuat admin otomatis tercatat disetujui. Kartu yang menyebut NOMOR IJAZAH Belum Tersedia belum dapat diajukan, diverifikasi, maupun dicetak. Isi dulu PIN / No. Ijazah di Data Kelulusan, diketik atau diambil dari NeoFeeder.

Menerima banyak formulir sekaligus, misalnya sesudah wisuda? Klik angka BELUM DIAJUKAN program studinya di rekap, atau pilih Status Pengajuan Belum diajukan lalu tempel NPM / NIM dari formulir yang ada di tangan Anda ke kotak Cari. Kotak centang muncul di kepala kartu yang bisa diajukan. Centang, lalu klik Buat Pengajuan yang dicentang. Sebelum menulis apa pun, Gamelan menyebut berapa yang akan dibuat dan mana yang dilewati beserta alasannya.

Mencentang berarti Anda menyatakan formulir bertanda tangan lulusan itu sudah diterima. Bila ada yang keliru, hapus pengajuannya satu per satu dengan alasan, sebelum Sudah Dicetak.

Memverifikasi

Selama Menunggu Diproses, kolom IJAZAH dan TRANSKRIP berisi tautan Draft. Draft bertanda air dan tanpa QR; ia alat periksa, bukan dokumen.

Kartu Menunggu Diproses: tautan Draft, Berkas Verifikasi, Catatan dari Mahasiswa, Catatan dari Pemeriksa, dan Langkah Berikut.

Cocokkan draft dengan berkas legal mahasiswa dan Berkas Verifikasi yang ia unggah, lalu ubah STATUS menjadi Terverifikasi. Perubahan langsung tersimpan. Naik ke Terverifikasi menuntut persetujuan data dari mahasiswa dan nomor ijazah yang terisi.

Bila mahasiswa melaporkan data tidak sesuai, laporannya tampil di Catatan dari Mahasiswa. Perbaiki datanya di Data Kelulusan, lalu balas di Catatan dari Pemeriksa; balasan itu tampil di kartu mahasiswa, dan ia mengklik Ajukan sesudah draft benar.

Penting

Sesudah Terverifikasi, data kelulusan mahasiswa itu terkunci di Data Kelulusan, dan berkas verifikasinya tidak dapat diubah lagi.

Mencetak

Tautan Cetak di kolom IJAZAH dan TRANSKRIP muncul mulai Terverifikasi, bila nomor ijazah tersedia dan status mahasiswa Lulus. Dokumen terbuka di jendela pratinjau.

Tautan Cetak pada kolom IJAZAH dan TRANSKRIP setelah Terverifikasi.

Hanya cetakan final yang membawa QR verifikasi, dan ijazah serta transkrip memakai satu QR yang sama. Pejabat penandatangan diambil dari Setting > Pejabat Cetak dengan key IJAZAH, IJAZAH_KIRI, TRANSKRIP_AKADEMIK, TRANSKRIP_AKADEMIK_KIRI, dan SKL. Dokumen berakhiran (kiri) mengisi blok tanda tangan kiri dan tidak dicetak bila belum diisi.

Mencetak tidak mengubah status. Sesudah kedua dokumen tercetak, ubah STATUS menjadi Sudah Dicetak; baris Langkah Berikut selalu menyebut tindakan selanjutnya.

Serah terima

Ubah STATUS menjadi Siap Diambil sesudah dokumen ditandatangani. Status ini boleh dipilih langsung dari Terverifikasi.

Urutan STATUS dari Menunggu Diproses sampai Sudah Diambil.

Penerimanya harus mahasiswa sendiri. Saat dokumen diserahkan, mahasiswa mengklik Konfirmasi Terima di menunya, dan status berubah menjadi Sudah Diambil; serahkan dokumen setelah itu. Pencatatan serah terima lewat dropdown hanya untuk Super Admin, dan status yang keliru bisa diturunkan lewat dropdown yang sama.

Menghapus pengajuan

Pengajuan hanya bisa dihapus selama statusnya di bawah Sudah Dicetak. Klik Hapus Pengajuan di baris Langkah Berikut pada kartunya, tulis Alasan menghapus, lalu kirim.

Kartu Ijazah Transkrip dengan dropdown STATUS untuk menurunkan status sebelum menghapus.

Alasan itu tercatat di riwayat pengajuan bersama nama akun Anda. Bila dokumen sudah dicetak, sistem menolak dengan pesan "Dokumen sudah dicetak -- turunkan STATUS ke bawah Sudah Dicetak dulu bila benar-benar perlu menghapus." Mahasiswa sendiri hanya bisa membatalkan pengajuannya selama masih Menunggu Diproses.