Persetujuan Dokumen

Menu Persetujuan menahan penerbitan surat keterangan dan SK sampai pejabat yang ditentukan menyetujuinya. Pakai bila kampus Anda mewajibkan paraf pejabat sebelum dokumen ditandatangani, dan kerjakan dari dua halaman: Aturan Persetujuan dan Persetujuan Dokumen.

Persetujuan berlaku untuk Surat Keterangan Status Semester, Surat Keterangan Lulus, Surat Keterangan Bebas Kuliah, SK Penasehat Akademik, SK Mengajar, dan SK Beasiswa. Selama tidak ada aturan yang aktif, semua dokumen terbit seperti biasa.

Menyusun aturan

Buka Persetujuan > Aturan Persetujuan. Satu baris aturan berarti satu peran yang wajib menyetujui satu jenis dokumen.

Halaman Aturan Persetujuan: form Data Aturan dengan Key Cetak, Varian, Kode Peran, Nama Peran, Urut, dan Aktif, lalu DAFTAR ATURAN PERSETUJUAN dengan kolom URUT (TAHAP) dan PEMEGANG; satu peran aktif tanpa pemegang tampil merah.

Pilih jenis dokumen di Key Cetak. Varian all berlaku untuk semua varian; Surat Keterangan Status Semester bisa dipersempit, misalnya ke Cuti saja.

Isi Kode Peran dengan sebutan kampus tanpa spasi, misalnya KAPRODI, dan Nama Peran dengan label yang dibaca pejabat. Pilih Aktif, lalu klik New + Create. Untuk mengubah, klik KEY CETAK di daftar, ubah, lalu Update.

Surat keterangan berstatus Aktif tidak pernah melewati persetujuan; mahasiswa tetap menerbitkannya sendiri.

Memberi peran kepada pejabat

Peran dipegang akun lewat atribut login. Buka Master > User > Data User, cari akun pejabatnya lalu klik Rincian. Di bagian Atribut Login, pilih LOGIN_C_KODE_SURAT_AKTOR_APPROVAL di Atribut, isi Isi dengan Kode Peran yang sama persis, lalu klik Simpan Atribut.

Kolom PEMEGANG di Aturan Persetujuan: dua peran sudah dipegang akun, dan satu peran aktif tanpa pemegang berwarna merah.

Kolom PEMEGANG di Aturan Persetujuan menyebut akun pemegang setiap peran. Baris merah berarti peran aktif tanpa akun, dan dokumennya tidak akan pernah bisa terbit sampai ada pemegangnya. Pastikan akun pejabat juga boleh membuka menu Persetujuan Dokumen.

Catatan

Keputusan milik PERAN, bukan orang. Bila satu peran dipegang dua akun, satu yang memutus sudah mewakili; akun kedua menjadi cadangan saat pejabatnya berhalangan. Butuh dua tanda tangan? Buat dua peran, bukan dua pemegang.

Bersamaan atau bergiliran

Urut menentukan giliran. Peran dengan angka yang sama memutus bersamaan tanpa saling menunggu. Peran dengan angka lebih besar baru bisa memutus sesudah semua peran berangka lebih kecil menyetujui.

Kolom URUT (TAHAP) di daftar aturan: Ketua Program Studi di tahap pertama, Bagian Kemahasiswaan setelah tahap sebelumnya.

Kolom URUT (TAHAP) menjelaskan susunannya dengan kata: tahap pertama, setelah tahap sebelumnya, atau paralel dengan peran lain. Yang dibaca hanya sama atau berbedanya angka, jadi 1 dan 1 sama artinya dengan 5 dan 5.

Memutus permohonan

Pejabat membuka Persetujuan > Persetujuan Dokumen. Antrean berisi kartu per dokumen, di bagian MENUNGGU KEPUTUSAN dan bagian SUDAH DIPUTUSKAN; persempit dengan Jenis Dokumen, Tahun Akademik / Semester, dan Tampilkan di Filter, lalu klik Refresh.

Kartu permohonan dengan baris per peran: select status Menunggu, kolom Catatan, dan Detail Permohonan di bawahnya.

Pilih Setuju atau Tolak pada baris peran Anda; pilihan langsung tersimpan. Isi kolom Catatan lebih dulu bila Anda menolak, karena alasan itulah yang dibaca petugas. Klik Detail Permohonan pada kartu untuk melihat lingkup, periode, dan alasan lengkap sebelum memutus.

Kartu pindah ke SUDAH DIPUTUSKAN begitu semua peran memutus. Untuk menarik keputusan, pilih kembali Menunggu selama dokumen belum terbit. Menarik atau menolak di tahap awal menggugurkan keputusan tahap sesudahnya, jadi peran di tahap itu perlu memutus ulang.

Super admin dapat memutus atas nama peran yang berhalangan, dengan Catatan wajib terisi.

Menerbitkan dokumen

Petugas menerbitkan dari halaman dokumennya seperti biasa, misalnya Terbitkan SK di SK Beasiswa. Bila masih ada peran yang belum setuju, dokumen tetap Belum Terbit dan pesan menyebut peran yang ditunggu.

Drawer SK Penetapan dengan tombol Terbitkan SK, dan pesan Belum dapat diterbitkan - menunggu persetujuan: Wakil Ketua III. di atas halaman.

Sesudah semua peran setuju, klik tombol terbitnya lagi. Satu penolakan menahan penerbitan sampai dokumennya diperbaiki. Bila isi surat keterangan direvisi sesudah disetujui, persetujuannya diulang dari awal, termasuk peran yang sudah setuju.

Pada Status Semester, persetujuan menahan berlakunya status, bukan terbitnya surat. Status Cuti, misalnya, baru berlaku saat peran terakhir menyetujui; suratnya diterbitkan sesudah itu.

Penting

Untuk mematikan persetujuan, ubah Aktif pada aturannya, jangan dihapus. Hapus ditolak selama masih ada dokumen menunggu. Saat dinonaktifkan, layar menyebut berapa dokumen yang langsung boleh terbit.

Bila ada masalah

Belum dapat diterbitkan - menunggu persetujuan: ...: buka Persetujuan Dokumen dan periksa peran yang disebut. Bila peran itu tidak punya pemegang, kolom PEMEGANG di Aturan Persetujuan berwarna merah; beri atributnya kepada akun pejabat.

Daftar aturan dengan satu peran aktif yang PEMEGANG-nya merah: belum dipegang akun mana pun.

Pejabat tidak menemukan kartu di antrean: pastikan Nilai Atribut akunnya sama persis dengan Kode Peran, termasuk huruf besar. Antrean juga hanya memuat dokumen dalam cakupan program studi atau fakultas akunnya. Peran di tahap berikutnya baru melihat kartu sesudah tahap sebelumnya lengkap; sebelum itu barisnya bertuliskan Belum giliran.

Alasan penolakan wajib: isi kolom Catatan pada baris peran Anda dulu, lalu pilih Tolak lagi.

Antrean hanya memuat 100 permohonan terbaru: persempit dengan Tahun Akademik / Semester di Filter untuk menjangkau yang lebih lama.